Privacyreglement

Toepasselijkheid

Dit privacyreglement is van toepassing op alle gegevens van deelnemers die door Het WerkWoord geregistreerd worden in het kader van een door een deelnemer gevolgde training, cursus of opleiding. In dit document staan de maatregelen die wij hebben genomen om uw privacy te waarborgen.

Wij beschrijven hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, de informatie die wij van u vragen wanneer u zich inschrijft en de informatie die wij verzamelen tijdens een intakegesprek. Wij beschrijven welke informatie wij verzamelen, wat wij ermee doen, waarom wij dat doen, met wie wij de informatie delen en wie de gegevens mogen zien en/of gebruiken. Ook beschrijven wij wat u kunt doen wanneer u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan.

Zorgvuldigheid

Het WerkWoord gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij verzamelen alleen de informatie die wij nodig hebben om u op de juiste manier les te kunnen geven.
Wij houden ons aan de Wet bescherming persoonsgegevens.

Herkomst van de gegevens

Wanneer u zich inschrijft voor een cursus, dan geeft u zelf uw persoonsgegevens aan ons door.
Wanneer uw werkgever, uitkeringsinstantie of een ander u aanmeldt, dan gaf die (een deel van) uw persoonsgegevens met uw toestemming aan Het WerkWoord door.

Toegang tot de gegevens

De eigenaar, de manager en de administratieve medewerkers van Het WerkWoord hebben toegang tot alle deelnemersgegevens. Docenten hebben toegang tot de gegevens van niveau 2 in onderstaand overzicht.

Overzicht van geregistreerde gegevens door en bij Het WerkWoord

Niveau 1

de NAW gegevens (naam, adres en woonplaats);
het Burger Service Nummer;
het identificatienummer bij de opdrachtgever;
het V-nummer;
de nationaliteit, geboorteland, geboorteplaats en geboortedatum;
sinds wanneer de deelnemer in Nederland is; de verblijfsvergunning;

Niveau 2

de naam, het telefoonnummer en e-mailadres;
naam en telefoonnummer van iemand die gewaarschuwd moet worden bij ongevallen;
de moedertaal en een eventuele tweede taal;
de huwelijkse staat en gezinssamenstelling;
uiterlijke datum voor het inburgeringsexamen;
informatie over de opleiding(en) van de deelnemer;
informatie over werk, werkervaring en relevante activiteiten;
informatie ten dienste van de leeractiviteiten;
het taalniveau, de leerbaarheid, de toetsen en de toetsresultaten (eerder en bij Het WerkWoord);
welke lessen de deelnemer bij Het WerkWoord volgt (data, cursusnaam en studiebelasting);
bijzonderheden (beschikbaarheid en belemmeringen voor de lessen);
telefoonnotities; aanwezigheid en inzet;
wanneer en waarom deelnemer besluit te stoppen;
het (taal)advies dat Het WerkWoord aan de deelnemer geeft wanneer de cursus afgelopen is;

Uw gegevens worden verwerkt en bewaard in onze digitale deelnemersadministratie. Papieren en documenten bewaren wij in een persoonlijk dossier. U kunt de gegevens die wij hebben verzameld te allen tijden inzien.

Doel van de verwerking

Het WerkWoord gebruikt uw gegevens uitsluitend om:

U in te schrijven voor een traject;
Het traject op maat te maken;
Met u te communiceren over het traject en de resultaten;
Facturen voor de modules te kunnen maken;
Een certificaat te maken wanneer de cursus is afgelopen;
U in te schrijven voor examens bij DUO of examenresultaten bij DUO op te vragen;
Een verslag te maken voor u, een andere docent of een eventuele opdrachtgever;
U te informeren over onze cursussen en diensten.

Het delen van gegevens

Wij delen (een deel van) uw gegevens:

Met de organisatie die zorgt voor uw examen, toetsen, diploma’s en/of leningen;
Met de organisatie die onderzoekt of u tevreden bent over de prestaties van Het WerkWoord.

Hierbuiten geven wij uw gegevens alleen aan derden wanneer dat moet volgens de wet of wanneer u dat zelf aan ons vraagt en ons daarvoor toestemming verleent.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan verplicht is voor de wet of dan nodig is voor het geven van de modules of vervolgtrajecten.

Wanneer uw cursus klaar is, verwijderen wij de gegevens betreffende uw aanwezigheid en inzet tijdens de lessen binnen zes maanden.
Toetsresultaten, rapportages, klachten en certificaten worden niet langer bewaard dan twee jaar na het einde van uw laatste cursus bij Het WerkWoord.
Wij bewaren de gemaakte facturen en de gegevens die wij volgens de wet langer moeten bewaren tien jaar.

Inzage

De medewerkers en docenten van Het WerkWoord kunnen (een deel van) uw gegevens zien en verwerken, alleen voor zover nodig is om de cursus goed te laten verlopen. Een medewerker of docent van Het WerkWoord ziet of verwerkt alleen dié gegevens die zij of hij nodig heeft om het werk op de juiste manier te doen.
De medewerkers of docenten van Het WerkWoord zijn verplicht uw gegevens geheim te houden. Zij werken altijd volgens het privacy reglement.
Wanneer derden in onze administratie moeten kijken, dan moeten zij de gegevens die zij zien eveneens geheim houden.
Voor het verstrekken van afschriften vraagt Het WerkWoord de vergoeding die wettelijk is bepaald, namelijk € 0,23 per pagina met een maximum van € 4,50 per verzoek. Inzage in uw gegevens is gratis.

Veiligheid

Het WerkWoord zorgt er zo goed mogelijk voor dat uw gegevens veilig zijn.

Wij bewaren de gegevens in een afgesloten en beveiligde ruimte.
Wij versleutelen de digitale deelnemersadministratie en internettransacties.
De computers waarop wij de gegevens verwerken zijn beveiligd.
Wij zorgen ervoor dat wij uw gegevens niet kwijt kunnen raken.
Wij zorgen ervoor dat onbevoegden uw gegevens niet kunnen zien.

Overige afspraken

Wanneer beide partijen de overeenkomst hebben ondertekend dient deze tevens als bevestiging dat u daadwerkelijk bij Het WerkWoord bent ingeschreven.
Wij geven u hiermee tevens aan dat wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt.
U kunt uw eigen gegevens altijd inzien. Dit kan alleen op een locatie van Het WerkWoord.
Wanneer u niet naar onze locatie kunt komen omdat u daarvoor te ziek bent, dan kunnen wij u de informatie ook schriftelijk geven.
Voor het ontvangen van schriftelijke informatie moet u ons daarvoor schriftelijke toestemming verlenen en u legitimeren.
U mag uw gegevens altijd laten verbeteren, wanneer die fout blijken te zijn. In dat geval geeft u ons de juiste gegevens schriftelijk door.
U mag uw gegevens altijd laten aanvullen, wanneer die niet geheel compleet blijken te zijn. Ook in dat geval geeft u ons de juiste gegevens schriftelijk door.
Ook uw wettelijke vertegenwoordiger mag uw gegevens zien of laten veranderen. Zij of hij heeft in dat geval uw schriftelijke toestemming nodig en moet zich kunnen legitimeren.
Wanneer uw wettelijke vertegenwoordiger bij ons op de locatie komt terwijl u zelf niet aanwezig bent, dan moet u dat vooraf vermelden. Uw wettelijke vertegenwoordiging moet in dat geval ook een kopie van uw legitimatiebewijs aan ons kunnen tonen.
U krijgt binnen vier weken een schriftelijke bevestiging van Het WerkWoord waarin verklaard wordt dat uw gegevens zijn aangepast of aangevuld.
U mag bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens bij Het WerkWoord. Dit bezwaar moet u schriftelijk kenbaar maken en mag niet indruisen tegen de wettelijke bewaarplicht van uw gegevens.
Vindt het WerkWoord uw bezwaar terecht, dan stopt Het WerkWoord met het verwerken van uw gegevens en stelt u daarvan binnen vier weken schriftelijk op de hoogte.
U krijgt binnen vier weken een schriftelijke reactie op een door u ingediend bezwaar.

Veiligheid dataverkeer

Wanneer data-uitwisseling digitaal plaatsvindt, wordt dit gedaan via een webpagina met toepassing van het HyperText Transfer Protocol Secure – een uitbreiding op het HTTP-protocol – dat als doel heeft een veilige uitwisseling van gegevens te garanderen. Bij gebruik van HTTPS worden de gegevens versleuteld, waardoor het voor een buitenstaander, bijvoorbeeld iemand die afluistert, onmogelijk is om te weten welke gegevens verstuurd worden. De TLS-verbinding versleutelt hierbij het HTTP-verkeer, waardoor het verkeer, als het onderschept wordt, niet uit te lezen valt zonder het encryptie-algoritme te kraken. Alle documenten met cursistengegevens worden opgeslagen op een externe harddisk, die niet continue met het internet is verbonden.